Champs Word à utiliser lors d'une fusion

Champs Word à utiliser lors d'une fusion

En insérant des champs dans un document principal, vous pouvez inclure des informations supplémentaires dans les documents fusionnés résultants et contrôler la façon dont les données sont fusionnées.

Personnalisation de documents créés par fusion

Vous pouvez insérer des informations supplémentaires dans les lettres types et autres documents fusionnés en insérant dans le document principal les champs Word répertoriés ci-après :

- Les champs DEMANDER et REMPLIR affichent une invite lorsque Word fusionne chaque enregistrement de données avec le document principal. Votre réponse est imprimée dans la lettre type, le contrat ou tout autre document fusionné résultant de l'enregistrement. Pour plus d'informations, cliquez sur .

- Les champs SI (Si...Alors...Sinon...) impriment les informations uniquement si une des conditions spécifiées est remplie. Par exemple, vous pouvez utiliser un champ SI pour informer les clients qui habitent une zone géographique déterminée par un code postal donné que vous ouvrez un nouveau bureau près de leur domicile.

- Les champs DÉFINIR (définir signet) permettent d'attribuer un texte, un nombre ou d'autres informations à un signet. Vous pouvez utiliser ces informations autant de fois que vous le voulez dans les documents fusionnés résultants. Si les informations sont modifiées, vous pouvez modifier le champ DÉFINIR une seule fois au lieu de parcourir le document principal et de modifier chaque occurrence de ce champ.

Personnalisation de documents créés par fusion

Codes de champ : champ ENREGFUSION

{ ENREGFUSION } Affiche " ENREGFUSION " comme valeur de champ. Dans un document principal de fusion, ce champ permet d'imprimer le numéro de l'enregistrement de données fusionné correspondant dans chaque document fusionné résultant.

Remarque Le numéro reflète l'ordre séquentiel des enregistrements de données que vous avez sélectionnés et éventuellement triés en vue de leur fusion avec le document principal. Il n'indique pas l'ordre effectif des enregistrements dans la source de données " physique ". Il se peut par exemple, qu'une base de données Microsoft Access contienne plusieurs milliers d'enregistrements correspondant aux membres du personnel d'une entreprise. Toutefois, pour envoyer une lettre type à toutes les personnes ayant cinq ans d'ancienneté dans la société, vous sélectionnerez seulement les enregistrements de ces employés comme source de données, c'est-à-dire un jeu d'enregistrements de taille beaucoup plus réduite. Pour imprimer un numéro d'enregistrement " physique ", vous devez inclure un champ de numéro d'enregistrement dans la source de données et insérer le champ de fusion correspondant dans le document principal.

Exemple L'exemple suivant utilise un champ ENREGFUSION à l'intérieur d'un champ = (Formule) pour créer des numéros de facture uniques. Une fois que le document principal est fusionné avec la source de données, le numéro résultant du champ ENREGFUSION est ajouté aux numéros représentant la date et l'heure d'impression des factures.

Champ : Numéro de facture : { = { DATEIMPR \@ "jjMMaaHHmm" } + { ENREGFUSION } }

Valeur : Numéro de facture : 21390946

Codes de champ : champ SÉQFUSION

{ SÉQFUSION } Compte le nombre d'enregistrements de données dont le fusionnement avec le document principal a abouti. Word commence la numérotation des enregistrements fusionnés à partir de 1 chaque fois que vous fusionnez des documents. Le numéro peut être différent de la valeur insérée par le champ ENREGFUSION.

Supposons que vous fusionniez seulement la plage des enregistrements comprise entre 10 et 25. Le numéro SÉQFUSION correspondant au premier enregistrement de données fusionné est1, même si le numéro SÉQFUSION de cet enregistrement de données est 10.

Codes de champ : champ SUIVANT

{ SUIVANT } Commande à Word de fusionner l'enregistrement de données suivant dans le document fusionné en cours, au lieu de commencer un nouveau document fusionné. Le champ SUIVANT ne génère aucune valeur imprimée. Word utilise ce champ lorsque vous préparez des documents principaux pour des étiquettes de publipostage et des enveloppes à l'aide de la commande Publipostage (menu Outils). Pour répertorier des informations provenant de plusieurs enregistrements d'un même document, telles qu'une liste de prix ou un répertoire d'adhérents, sélectionnez Catalogues comme type de document principal, dans la boîte de dialogue Aide au publipostage (menu Outils). Le champ SUIVANT est toutefois particulièrement utile pour imprimer un nombre d'enregistrements déterminé dans un document de fusion.

Insère un champ FUSION après le premier ensemble de champs de fusion (CHAMPFUSION) dans le document principal, sinon Word ignore la fusion du premier enregistrement de données. Ajoutez l'ensemble de champs de fusion et le champ SUIVANT dans le document principal autant de fois que nécessaire pour remplir une page ou imprimer le nombre d'enregistrements souhaité.

Remarque Les champs SUIVANT ne peuvent pas être utilisés dans les notes de bas de page, les notes de fin, les commentaires, les en-têtes, les pieds de page ou les sources de données. Ils ne peuvent pas être imbriqués dans un autre champ ni utilisés avec le champ SAUTERSI.

Exemple Les champs suivants impriment trois jeux de noms et de numéros de téléphone dans chaque document fusionné :

{ CHAMPFUSION Nom } { CHAMPFUSION NuméroTéléphone }

{ SUIVANT }{ CHAMPFUSION Nom } { CHAMPFUSION NuméroTéléphone }

Codes de champ : champ SUIVANTSI

{ SUIVANTSI Expression1 Opérateur Expression2 } Compare deux expressions. Si la comparaison est vérifiée, Word fusionne l'enregistrement de données suivant dans le document de fusion en cours. Les champs de fusion qui suivent le champ SUIVANTSI dans le document principal sont remplacés par les valeurs de l'enregistrement de données suivant et non pas celles de l'enregistrement de données en cours. Si la comparaison n'est pas vérifiée, Word fusionne l'enregistrement de données suivant dans un nouveau document de fusion.

N'utilisez pas le champ SUIVANTSI dans la version actuelle de Word. Vous pouvez sélectionner plus facilement des enregistrements de données en cliquant dans la boîte de dialogue Aide au publipostage (menu Outils) sur le bouton Options de requête.

Remarques

- Un champ CHAMPFUSION utilisé comme champ d'expression désigne les données contenues dans l'enregistrement de données en cours, et non dans l'enregistrement de données suivant.

- Les champs SUIVANTSI ne peuvent pas être utilisés dans les notes de bas de page, les notes de fin, les commentaires, les en-têtes, les pieds de page ou les sources de données. Ils ne peuvent pas être imbriqués dans un autre champ.

Personnalisation de documents créés par fusion

Vous pouvez insérer des informations supplémentaires dans les lettres types et autres documents fusionnés en insérant dans le document principal les champs Word répertoriés ci-après :

Codes de champ : champ SAUTERSI

{ SAUTERSI Expression1 Opérateur Expression2 } Compare deux expressions. Si la comparaison est vérifiée, SAUTERSI annule le document de fusion en cours, passe à l'enregistrement de données suivant dans la source de données, puis démarre un nouveau document de fusion. Si la comparaison n'est pas vérifiée, Word continue la fusion avec le document en cours.

N'utilisez pas le champ SAUTERSI dans la version actuelle de Word. Vous pouvez sélectionner plus facilement des enregistrements de données en cliquant dans la boîte de dialogue Aide au publipostage (menu Outils) sur le bouton Options de requête.

Remarques

- Un champ de fusion (CHAMPFUSION) utilisé dans une expression fait référence aux données de l'enregistrement de données en cours, et non à celles de l'enregistrement de données suivant.

- N'utilisez pas le champ SAUTERSI avec le champ SUIVANT.

Exemple Le champ ci-après, inséré dans un document principal de fusion, examine le contenu du champ " Commande " de l'enregistrement de données en cours. Si le champ contient un nombre inférieur à 100, aucun document fusionné n'est généré pour cet enregistrement.{ SAUTERSI { CHAMPFUSION Commande } < 100 }