Impression ou envoi d'un document de fusion
Vous pouvez vérifier en ligne le résultat d'une fusion, avant d'envoyer ou d'imprimer les lettres types. Vous pouvez imprimer les adresses sur des enveloppes ou sur des étiquettes de publipostage.
Affichage de documents fusionnés avant de les imprimer
Pour vérifier rapidement le résultat de la fusion, vous pouvez afficher les données fusionnées dans le document principal et afficher un par un les documents fusionnés qui en résultent. Pour ajouter des commentaires ou d'autres informations à une lettre type et les imprimer ultérieurement, vous pouvez regrouper tous les documents fusionnés dans un seul et même document.
Affichage des données fusionnées dans le document principal
1) Lorsque le document principal se trouve dans la fenêtre active, cliquez dans la barre d'outils Publipostage sur Mode publipostage .
Word affiche les informations provenant du premier enregistrement à la place des champs de fusion.
2) Pour afficher les informations situées dans d'autres enregistrements, cliquez sur les boutons fléchés de la barre d'outils Publipostage ou tapez un numéro d'enregistrement dans la zone Atteindre l'enregistrement.
Conseil Pour imprimer le document principal fusionné avec les données affichées, cliquez sur Imprimer. Regroupement de documents fusionnés dans un nouveau document
- Cliquez n'importe où dans le document principal, puis dans la barre d'outils Publipostage sur Fusionner vers un nouveau document .
Word place chaque document fusionné dans une section distincte du nouveau document.
Remarque Pour imprimer le document, cliquez sur Imprimer . Pour plus d'informations sur l'impression de pages spécifiques, cliquez sur .
Impression d'une lettre type
Pour pouvoir fusionner ou imprimer une lettre type, vous devez avoir créé le document principal, puis sélectionné une source de données et inséré des champs de fusion dans ce document.
1) Si le document principal se trouve dans la fenêtre active, cliquez dans le menu Outils sur Publipostage.
2) Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Fusionner.
3) Dans la zone Fusionner vers, cliquez sur Imprimante.
Pour fusionner uniquement les enregistrements sélectionnés, cliquez sur Options de requête, puis sélectionnez les enregistrements souhaités.
4) Cliquez sur Fusionner
Distribution de lettres types à l'aide d'adresses de messagerie électronique ou de télécopie
Votre système doit être équipé d'un programme de messagerie électronique ou de télécopie compatible MAPI et vous devez avoir préalablement défini le document principal et sélectionné la source de données.
1) Si le document principal se trouve dans la fenêtre active, cliquez dans le menu Outils sur Publipostage.
2) Pour fusionner uniquement les enregistrements de données qui contiennent une adresse électronique, cliquez sur Options de requête.
3) Cliquez sur l'onglet Filtrer les enregistrements. Dans la zone Champ, cliquez sur le champ de données qui contient les adresses électroniques ou les numéros de télécopie. Dans la zone Élément de comparaison, cliquez sur n'est pas vide, puis sur OK.
4) Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Fusionner.
5) Dans la zone Fusionner vers, cliquez sur le système de messagerie électronique que vous voulez utiliser.
6) Cliquez sur Configurer. Dans la zone Champ de l'adresse électronique ou de télécopie, cliquez sur le champ de données qui contient l'adresse électronique ou le numéro de télécopie qui vous intéresse.
Pour préserver la mise en forme d'un document fusionné transmis par courrier électronique, activez la case à cocher Envoyer le document en tant que pièce jointe. Sinon, Word insère le texte du document directement dans le message électronique.
7) Dans la boîte de dialogue Publipostage, cliquez sur Fusionner.
Conseil Pour ajouter des pièces jointes ou d'autres informations, insérez un ou plusieurs champs INCLURETEXTE dans le document principal. Lorsque vous fusionnez ce dernier avec la source de données, Word insère le contenu des documents indiqués dans les champs INCLURETEXTE.
Impression d'enveloppes en fusionnant une liste d'adresses
1) Cliquez sur Nouveau pour commencer un nouveau document.
2) Dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage.
3) Cliquez sur Créer, sur Enveloppes, puis sur Fenêtre active.
Le document actif devient le document principal de fusion.
4) Cliquez sur Obtenir les données.
Pour créer une liste de noms et d'adresses dans Word, cliquez sur Créer la source de données, puis définissez les enregistrements.
Pour utiliser une liste de noms et d'adresses existant dans un document Word, une feuille de calcul, une base de données ou une autre liste, cliquez sur Ouvrir la source de données.
Pour utiliser des adresses répertoriées dans un carnet d'adresses électronique ou dans une liste de contacts Outlook ou Schedule+, cliquez sur Utiliser un carnet d'adresses.
5) Une fois la source de données définie et après l'affichage du message de Word, cliquez sur Préparer.
6) Sous l'onglet Options d'enveloppe, sélectionnez le format d'enveloppe souhaité, puis ajustez la mise en forme de l'adresse ainsi que son emplacement sur l'enveloppe.
Sous l'onglet Options d'impression, assurez-vous que les options d'alimentation d'enveloppes sélectionnées sont correctes pour votre imprimante, puis cliquez sur OK.
7) Dans la boîte de dialogue Adresse destinataire, insérez les champs de fusion représentant le texte des adresses.
8) Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez à côté du bouton Créer sur Modifier, puis sur le document principal contenant le texte des enveloppes. Vérifiez l'adresse de l'expéditeur ou supprimez-la si elle est pré-imprimée sur les enveloppes. Pour afficher à nouveau la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez dans la barre d'outils Publipostage sur Aide au publipostage
9) Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Fusionner.
10) Dans la boîte de dialogue Fusionner vers, cliquez sur Imprimante.
Pour imprimer des enveloppes uniquement pour les adresses sélectionnées, cliquez sur Options de requête, puis indiquez les critères de sélection des enregistrements.
11) Cliquez sur Fusionner
Impression d'étiquettes de publipostage en fusionnant une liste d'adresses
1) Cliquez sur Nouveau pour démarrer un document.
2) Dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage.
3) Cliquez sur Créer, sur Étiquettes de publipostage, puis sur Fenêtre active.
Le document actif devient le document principal de fusion.
4) Cliquez sur Obtenir les données.
Pour créer une liste de noms et d'adresses dans Word, cliquez sur Créer la source de données, puis définissez les enregistrements.
Pour utiliser une liste de noms et d'adresses existant dans un document Word, une feuille de calcul, une base de données ou une autre liste, cliquez sur Ouvrir la source de données.
Pour utiliser des adresses répertoriées dans un carnet d'adresses électronique ou dans une liste de contacts Outlook ou Schedule+, cliquez sur Utiliser un carnet d'adresses.
5) Une fois la source de données définie et après l'affichage du message de Word, cliquez sur Préparer.
6) Dans la boîte de dialogue Options pour les étiquettes, sélectionnez le type d'imprimante et le type d'étiquette que vous souhaitez utiliser.
Si le type d'étiquette qui vous intéresse n'est pas répertorié, vous pouvez créer un format d'étiquette personnalisé.
7) Dans la boîte de dialogue Étiquettes, insérez les champs de fusion représentant le texte des adresses.
8) Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur Fusionner.
9) Dans la zone Fusionner vers, cliquez sur Imprimante.
Pour imprimer uniquement les étiquettes correspondant aux adresses sélectionnées, cliquez sur Options de requête, puis spécifiez les critères de choix des enregistrements.
10) Cliquez sur Fusionner.